Услуги по оптимизации бизнес-процессов предприятия, результатом которой является оптимальный документооборот, штатное расписание, количество документов, структура предприятия включающая в себя систему производственного, бюджетного процесса, бухучета, а также по желанию клиента создается модель предприятия на Excel (финансовая, технологическая, налоговая).
Методология оптимизации
При проведении обследования и оптимизации бизнес-процессов применяются различные методики и приемы (IDEF, BRP и др.) которые требуют высококвалифицированных специалистов и являются крайне трудоемкими процессами с большим количеством итераций. Применяется менее затратная методика MDM96, получая те же результаты за 1-2 итерраци, что сокращает время поиска решения и длительность исполнения контракта. Этапы работ, которые проводят специалисты компании:
1. Полевое исследование.
2. Построение реального документооборота.
3. Построение реальных функциональных обязанностей сотрудников.
4. Построение оптимального документооборота.
5. Список документов оптимального документооборота включая систему мониторинга (расчет исходя из длительности рабочего дня).
6. Построение оптимальных функциональных обязанностей сотрудников.
7. Построение оптимальной структуры (отделы, другие административные единицы).
8. Создание инструкций для каждой штатной единицы.
9. Создание технологической методички каждой операции.
10. ТЗ для системы учета (построение схемы оптимального документооборота).
11. ТЗ для системы мониторинга (построение схемы наблюдения параметров работы организации).
12. Модель работы организации, технологическая, финансовая, налоговая (на Excel).
Что дает оптимальная система обучения, планирования, управления и мониторинга?
Система обучения — под этим словосочетанием подразумевается процесс воспроизводства знаний и навыков вновь принятого персонала и переобучения кадрового состава, постоянный процесс совершенствования знаний и квалификации сотрудников по «смежным» вопросам и специальностям. Это необходимо, чтобы процесс обучения нового сотрудника прошел быстро и качественно.
Система планирования — постоянный процесс выполняемый за нормативное время, использующий методы, описанные в технических регламентах, дающие максимальную, не менее 85%, точность рассчитываемых параметров для бюджета текущей деятельности и проектов, производственного плана и плана административных мероприятий. Это необходимо, для того чтобы процесс планированяи был быстрым, точным, прозрачным и охватывал планирование всех ресурсов необходимых для исполнение оперативного плана и текущих проектов.
Система управления — позволяет оперировать любому сотруднику (независимо от его личных качеств) оптимальным количеством параметров позволяющих в рамках своей компетенции собирать, оценивать и принимать квалифицированное решение по возникающим и текущим вопросам в течении рабочего дня. Это необходимо, чтобы вопросы и возникающие проблемы решались качественно (недостатки и ошибки больше не возникали) и за минимально возможное время. Система управления — методы, приемы, требования также задокументированы в положениях, технических регламентах и должностных инструкциях.
Система мониторинга — инструмент настроенный на каждый участок работы для оценки исполнения и принятия решений, дает возможность оценить ситуацию, однозначно охарактеризованной значимыми параметрами. Доступен в оперативном режиме и используется в рамках компетенции любым сотрудником организации.
Интегрированная система — позволяет специалистам в разных областях деятельности обмениваться информацией смысл и значение которой понимается ими однозначно. Это необходимо для того, чтобы на «стыке» отделов, области компетенции, сотрудники «говорили на одном языке» и понимали друг друга. Например идет планирование бюджета, экономист идет к начальнику ПТО (производственного и технического отдела) и собирает потребности для обеспечения производственного плана и текущих проектов. Так как, Начальник ПТО компетентен в составлении сметы, он должен передать столь полную информацию экономическому отделу, чтобы отдел планирования мог на основе этих данных, планировать и следить за оперативным исполнением бюджета в условиях меняющихся цен. Это понятно, так как экономический отдел оперирует денежным выражением сметы — суммой расходов. И если начальник ПТО укажет переменный параметр как константу, то и экономический отдел сделает при планировании ошибку, которая»всплывет» во время исполнения бюджета, а если ресурсы ограничены? Начинается сбой, потери, скандал. А специалисты с большим уровнем знания и опыта, находятся на более высоких административных должностях, и вряд ли смогут исполнять должности начальника экономического отдела и начальника ПТО.
На Excel, приведена реальная модель Model Phone Card Comstar Real (технологическая, финансовая и налоговая) фирмы реализующей услуги по IP-телефонии 1999 год.
Примеры Список документов в измененном документообороте. Приложение 6., Список документов в действующем документообороте в МС. Приложение 1, Приложение 3. Новая структура предприятия МС, реформирования структуры (9 отделов преобразовано в 12, численность неизменилась, средняя длительность нахождения в день на рабочем месте снизились с 12 до 9 часов), действующего (325 документов) и оптимального документооборота (125 документов) из пилотного проекта 2001 года.
Кроме того, представлена презентация , КАУ Бюро 2 (MDM96), Presentaci├│n del proyecto (MDM96), (русский, испанский) оптимизации административных систем (государственных и муниципальных) MDM96.